Метод «Альпи»: як досягти результату в плануванні часу (тайм-менеджмент)? Що включає в себе метод?

На роботі накопичилася купа звітності, старший син просить допомогти з вибором подарунка для коханої дівчини, а молодша дочка не обійдеться без вашої участі при підготовці до іспитів. А ще потрібно зробити прибирання, перегладить випрана у вихідні білизна і приготувати вечерю, бажано на два дні вперед. Як все це зробити за добу? Скласти розклад правильно допоможе метод «Альпи». Його розробив німець Лотар Зайверт, який став відомим далеко за межами Німеччини після виходу його книги «Ваш час – у Ваших руках».

При створенні власного методу планування часу німець, схоже, уважно простудіював всі відомі і не дуже популярні методики тайм-менеджменту. Що й не дивно, адже він фахівець у цій галузі. Зайверт не тільки об’єднав краще з раніше створених програм для розрахунку часу, але і додав власні напрацювання.

В результаті він виробив певний алгоритм дій, дотримуючись якого навіть самий зайнята людина знайде в своєму розкладі час на чашечку кави і не тільки. Тут важливо спочатку відокремити «зерна від плевел», тобто розставити поставлені на день завдання за пріоритетами. Для цього необхідно визначити терміновість їх виконання, ступінь важливості, трудомісткість того або іншого процесу. Отже, про все по порядку.

Як вже було сказано вище, метод «Альпи» допоможе вам продуктивно розподілити свій час: як робочий, так і особисте. Але перш ніж це станеться, потрібно гарненько вивчити запропоновану німцем формулу. Процес цей, як зізнається сам автор, не самий легкий у вивченні. Проте витрачений на його освоєння час з лишком окупиться. Витративши не більше 15 хвилин з ранку, ви зможете розподілити інші секунди, години та хвилини з найбільшою для себе вигодою.

До недоліків з великою натяжкою можна віднести певну трудомісткість — працювати все-таки доведеться.

Про необхідність тайм-менеджменту або управління часом (а метод «Альпи» є одним з його інструментів) вперше заговорили ще в кінці позаминулого століття. Відомий вітчизняний фізіолог Микола Введенський заявив, що «ми втомлюємося і изнемогаем не тому, що багато працюємо, а тому, що погано працюємо, неорганізовано працюємо, безглуздо працюємо». Потім над цією темою працювали багато світлі уми не тільки в Росії, але і за кордоном. А в 2007 році в нашій країні була відкрита перша кафедра тайм-менеджменту при Московському фінансово-промисловому університеті «Синергія».

Лотар Зайверт розділив свій метод на п’ять етапів. Переходячи від одного до іншого, ви легко зможете проаналізувати ступінь важливості поставлених на день завдань і провести розрахунок свого часу.

Етап перший. Візьміть листок паперу і випишіть на нього всі справи, які ви запланували на цей день. Виберіть з них найбільш важливі завдання. А більш дрібні обов’язки, наприклад, винесення сміття або перевірка поштової скриньки, випишіть в окремий список.

Етап другий. Гарненько вивчіть список своїх справ і визначте, які з них є одночасно терміновими і важливими. Складіть з них одну колонку. Пам’ятайте, викинути сміття – не в рахунок. Потім «выудите» зі свого плану на день справи важливі, але не особливо термінові – це наступна колонка.

У третій колонці повинні виявитися справи, які вимагають терміновості, але при цьому не мають особливої важливості. Нарешті, у четвертій залишаться ті, що не мають ні терміновості, ні важливості.

Етап третій. Почнемо, зрозуміло, з перших двох колонок. Спочатку потрібно визначити, скільки хвилин або годин буде потрібно для вирішення тієї чи іншої задачі. Впишіть це планове, розрахунковий час навпроти кожної справи. Підсумуйте отримані дані. Потім визначте кількість годин, яку ви хочете витратити сьогодні на виконання всіх потрібних і не дуже справ.

Час, що ви в результаті отримали на реалізацію планів з перших двох колонок, повинно займати 60% від загального часу. Ще 40% потрібно ставити на виконання незапланованих справ, тобто раптово з’явилися завдань.

Етап четвертий. Найімовірніше, що все заплановане не вкладеться у вищенаведену формулу. У зв’язку з цим потрібно ще раз проаналізувати список. Можливо, щось з того, що ви хотіли зробити самі, можна передоручити комусь із колег або домочадців. Якщо ні, то доведеться залишити щось менш термінове на інший день.

Етап п’ятий. В отриманий список потрібно внести останні корективи. В першу чергу, важливо виділити справи, які прив’язані до конкретного часу: наприклад, відвести дитину в школу, забрати замовлення з друкарні і так далі. Інші справи розподіліть по залишився часу. Там же можуть виявитися і ті, що при первісному складанні списку були в двох останніх шпальтах. Наприклад, це завдання наступного плану: придбати подарунки до Нового року, дізнатися, скільки коштує святкова вечеря в ресторані, подивитися, у скільки обійдеться урочистий наряд в інтернет-магазині.

З метою економії часу при складанні списку рекомендується використовувати скорочення:

• «В» – важлива;
• «З» – термінове;
• «Д» – будинок;
• «Р» – робота;
• «Ш» – школа;
• «М» – магазин і так далі.

В результаті виконання всіх вимог методу «Альпи», ви неодмінно зможете заощадити до 20% свого часу. А їх завжди можна витратити на себе коханого або просто лінь, що іноді теж корисно. Більш того, у вас буде більше чіткий план дій не тільки на поточний, але й на наступний день.